Contabilidad de doble entrada — Para principiantes
El origen: Luca Pacioli, 1494
En 1494, un monje italiano llamado Luca Pacioli — amigo personal de Leonardo da Vinci — publicó un libro donde describió el sistema de contabilidad que usamos hasta hoy: la partida doble. Más de 530 años después, el mismo principio sigue siendo la base de toda la contabilidad del mundo.
La idea es simple pero poderosa: cada movimiento de dinero se registra DOS veces. Una como cargo (débito) y otra como abono (crédito).
Piensa en una balanza de dos platos. Si un plato pesa más que el otro, algo está mal. La contabilidad de doble entrada funciona exactamente igual: si los cargos no son iguales a los abonos, hay un error y hay que encontrarlo. Es el sistema de autodiagnóstico más elegante que existe en las finanzas.
Catálogo de cuentas — Estándar mexicano NIF
El catálogo de cuentas es la columna vertebral de tu contabilidad. Es una lista ordenada de TODAS las cuentas donde registras movimientos de dinero, organizada según las Normas de Información Financiera (NIF) de México. Piensa en él como el índice de tu libro contable.
Este es el catálogo estándar que usa Fital, alineado con NIF y los requisitos del SAT:
Catálogo de Cuentas Fital — Estándar NIF México
Toca una lámina para leer su detalle
1000 ACTIVOS lo que TIENES
1100 Circulante disponible en corto plazo · 1101 Caja y Bancos · 1101.01 Cuenta Fital MXN · 1101.02 Cuenta Fital USD · 1102 Cuentas por Cobrar (CxC) · 1103 Inventarios · 1104 IVA Acreditable · 1200 Fijo bienes de largo plazo · 1201 Equipo de Cómputo · 1202 Mobiliario y Equipo · 1203 Depreciación Acumulada (resta)
2000 PASIVOS lo que DEBES
2100 Corto Plazo · 2101 Cuentas por Pagar (CxP) · 2102 Impuestos por Pagar · 2102.01 IVA Trasladado · 2102.02 ISR Retenido · 2102.03 Retenciones Empleados · 2103 Nómina por Pagar
3000 CAPITAL lo que es TUYO
3100 Capital Social · 3200 Utilidades Retenidas · 3300 Resultado del Ejercicio
4000 INGRESOS lo que GANAS
4100 Ventas Nacionales · 4200 Ventas al Extranjero · 4300 Otros Ingresos
5000 COSTOS Y GASTOS lo que GASTAS
5100 Costo de Ventas · 5200 Gastos de Operación · 5300 Gastos Financieros
¿Qué es una póliza? — Los 3 tipos
Una póliza contable es el documento oficial que registra un movimiento en tu contabilidad. Cada póliza tiene una fecha, un concepto, y una tabla donde los cargos y abonos deben cuadrar siempre. En Fital, las pólizas se generan automáticamente con cada transacción.
Póliza de Ingreso
Se genera cuando entra dinero a tu empresa. Ejemplo: cobras una factura de $10,000 + IVA 16% = $11,600 total.
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 1101 Bancos | Depósito por cobro factura F-0042 | $11,600.00 | |
| 4100 Ventas Nacionales | Venta servicio consultoría | $10,000.00 | |
| 2102.01 IVA Trasladado | IVA 16% de la venta | $1,600.00 | |
| TOTALES | $11,600.00 | $11,600.00 |
✓ Cuadra: Cargo $11,600 = Abono $11,600
Póliza de Egreso
Se genera cuando sale dinero de tu empresa. Ejemplo: pagas a un proveedor $5,800 para liquidar una cuenta pendiente.
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 2101 Cuentas por Pagar | Pago factura proveedor P-0187 | $5,800.00 | |
| 1101 Bancos | Transferencia SPEI a proveedor | $5,800.00 | |
| TOTALES | $5,800.00 | $5,800.00 |
✓ Cuadra: Cargo $5,800 = Abono $5,800
Póliza de Diario
Se genera para ajustes internos que no implican movimiento real de dinero. Ejemplo: depreciación mensual de equipo de cómputo por $2,500.
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 5200 Gastos de Operación | Depreciación equipo cómputo abril 2026 | $2,500.00 | |
| 1203 Depreciación Acumulada | Depreciación acum. equipo cómputo | $2,500.00 | |
| TOTALES | $2,500.00 | $2,500.00 |
✓ Cuadra: Cargo $2,500 = Abono $2,500
Reportes financieros
Los reportes financieros son la razón de existir de la contabilidad. Sin ellos, todas esas pólizas serían datos sin sentido. Estos son los 5 reportes que necesitas conocer:
Balance General
Qué es: Una foto de la salud financiera de tu empresa en un momento específico. Muestra cuánto tienes (activos), cuánto debes (pasivos) y cuánto es realmente tuyo (capital).
Fórmula mágica: Activos = Pasivos + Capital
Cuándo verlo: Al cierre de cada mes, trimestre y año fiscal.
Estado de Resultados
Qué es: Una película que muestra cuánto ganaste y cuánto gastaste durante un período. A diferencia del Balance (foto puntual), el Estado de Resultados cubre un rango de tiempo.
Fórmula: Ingresos - Costos - Gastos = Utilidad (o pérdida)
Cuándo verlo: Mensual, trimestral y anual.
Balanza de Comprobación
Qué es: Un health check de tu contabilidad. Lista todas las cuentas del catálogo con sus saldos y verifica que la suma de cargos sea igual a la suma de abonos.
Para qué sirve: Detectar errores ANTES de generar el Balance y Estado de Resultados. Si la balanza no cuadra, hay un error en alguna póliza.
Cuándo verlo: Obligatorio enviarlo al SAT cada mes (contabilidad electrónica).
Libro Diario
Qué es: El registro cronológico de todas las pólizas. Cada movimiento contable aparece en orden de fecha, como una bitácora.
Para qué sirve: Rastrear cualquier movimiento hasta su origen. Si el SAT pregunta "¿de dónde salió este monto?", el libro diario tiene la respuesta.
Auxiliares de Cuenta
Qué es: El detalle de movimientos de una sola cuenta. Por ejemplo: todos los movimientos de la cuenta 1101.01 (Cuenta Fital MXN) durante marzo 2026.
Para qué sirve: Conciliar banco vs contabilidad, revisar CxC o CxP de un cliente/proveedor específico.
Períodos fiscales en México
En México, los plazos fiscales son estrictos. Si los pasas, hay multas y recargos. Esta es la tabla que debes tener siempre a la vista:
| Obligación | Frecuencia | Fecha límite | Qué incluye |
|---|---|---|---|
| Declaración ISR + IVA | Mensual | Día 17 del mes siguiente | Pago provisional ISR, declaración IVA, retenciones |
| DIOT | Mensual | Día 17 del mes siguiente | Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA pagado a proveedores) |
| Declaración anual | Anual | 31 marzo (Personas Morales) / 30 abril (Personas Físicas) | ISR anual, resultado fiscal del ejercicio, estado financiero dictaminado (si aplica) |
| Cierre contable mensual | Mensual | Primeros 5 días del mes (recomendado) | Conciliación bancaria, provisión impuestos, depreciaciones, balanza de comprobación |
¿Sabías que?
Comparativa: Excel / hojas de cálculo vs. Fital
| Característica | Excel / Hojas de cálculo | Fital |
|---|---|---|
| Pólizas automáticas | Manual | 100% automático |
| Catálogo de cuentas SAT/NIF | Personalizado | Preconfigurado |
| Multi-moneda (MXN+USD+EUR) | Manual | Nativo + tipo cambio real |
| Conciliación bancaria auto | Automática | |
| DIOT automática | ||
| Facturación CFDI integrada | Incluida | |
| Nómina integrada | Incluida | |
| Costos por proyecto/centro | Manual | Automático |
| Póliza de cambio de divisas | Auto con NIF B-15 | |
| Precio mensual | Gratis (+ horas contador) | Incluido en Fital |
Glosario de contabilidad
Términos clave de esta sección. Si en cualquier momento no entiendes una palabra, vuelve aquí:
- Abono / Haber Credit
El lado derecho del registro — cuando algo AUMENTA en pasivos/ingresos o DISMINUYE en activos
Definición técnica Registro en el haber de una cuenta. Incrementa pasivos, capital e ingresos, disminuye activos y gastos. Siempre aparece en la columna derecha de la póliza
- Balance General Balance Sheet
La foto de cuánto tienes, cuánto debes y cuánto es tuyo en un momento dado
Definición técnica Estado financiero que presenta la situación financiera de una entidad a una fecha determinada: Activo = Pasivo + Capital Contable (NIF B-6)
- Balanza de comprobación Trial Balance
El chequeo médico de tu contabilidad — confirma que todo cuadra
Definición técnica Documento que lista todas las cuentas del catálogo con saldos deudor y acreedor. La suma de saldos deudores debe igualar la suma de acreedores. Envío mensual obligatorio al SAT
- Cargo / Debe Debit
El lado izquierdo del registro — cuando algo AUMENTA en activos o DISMINUYE en pasivos
Definición técnica Registro en el debe de una cuenta. Incrementa activos y gastos, disminuye pasivos, capital e ingresos. Siempre aparece en la columna izquierda de la póliza
- Catálogo de cuentas Chart of Accounts
La lista organizada de todas las "cajas" donde clasificas tu dinero
Definición técnica Estructura jerárquica de cuentas contables clasificadas por naturaleza (activo, pasivo, capital, ingreso, costo/gasto) con codificación numérica estándar según Anexo 24 RM
- Conciliación bancaria Bank Reconciliation
Comparar tu libreta con lo que dice el banco para ver que coincida
Definición técnica Proceso de verificación que compara los movimientos registrados en contabilidad contra los estados de cuenta bancarios, identificando diferencias temporales o errores
- Depreciación Depreciation
Reconocer que tus equipos valen menos cada mes por uso y desgaste
Definición técnica Distribución sistemática del costo de un activo fijo durante su vida útil estimada. Métodos: línea recta (más común), unidades producidas, saldos decrecientes. Tasas fiscales: Art. 34 LISR
- Estado de Resultados Income Statement / P&L
La película de cuánto ganaste y cuánto gastaste en un período
Definición técnica Estado financiero que muestra ingresos, costos, gastos y utilidad o pérdida neta del período (NIF B-3). También llamado Estado de Perdidas y Ganancias
- NIF Mexican Financial Reporting Standards
Las reglas oficiales de cómo hacer contabilidad en México
Definición técnica Normas de Información Financiera emitidas por el CINIF, marco normativo contable mexicano equivalente a IFRS/GAAP, aplicable a todas las entidades que emitan estados financieros
- Período fiscal Fiscal Period / Tax Period
El rango de tiempo sobre el cual calculas impuestos (mes, trimestre, año)
Definición técnica Lapso de tiempo (mensual o anual) sobre el cual se determinan obligaciones fiscales. En México el ejercicio fiscal coincide con el año natural (enero-diciembre)
- Póliza contable Journal Entry / Voucher
El recibo oficial que dice "se movió X dinero de aquí para allá"
Definición técnica Documento contable que registra una transacción económica mediante asientos de cargo y abono en cuentas del catálogo, con fecha, concepto y referencia documental
Ningún término coincide.
Casos de uso
Cadena de restaurantes — CDMX y Guadalajara
5 restaurantes • 120 empleados
El problema
La empresa tenía 5 restaurantes con contabilidades separadas. Su despacho contable tardaba 20 días después del cierre de mes para entregar los estados financieros. Para entonces, las decisiones ya se habían tomado a ciegas.
- 3 contadores capturando pólizas manualmente en un sistema contable aparte
- Conciliación bancaria con estados de cuenta en PDF, línea por línea
- Sin consolidación — cada restaurante era un mundo aparte
- Errores frecuentes en clasificación de gastos (insumos vs operativos)
La solución con Fital
- Centralizó las 5 cuentas en Fital con centros de costo por sucursal
- Pólizas automáticas por cada venta (punto de venta conectado), compra a proveedor y pago de nómina
- Conciliación bancaria automática — cada movimiento se compara con tus registros
- Consolidación automática — reportes de las 5 sucursales en un solo dashboard
Resultados
- 20 → 3 días de cierre mensual
- $0 errores en clasificación de gastos
- 2 contadores menos (reasignados a estrategia)
- 100% visibilidad consolidada en tiempo real
Cifras ilustrativas
Despacho de arquitectura — Monterrey, N.L.
8 proyectos simultáneos • 35 empleados
El problema
La empresa manejaba 8 proyectos de construcción simultáneos, pero no sabía cuáles eran rentables y cuáles no. Los costos se mezclaban entre proyectos y las horas de los arquitectos no se asignaban correctamente.
- Contabilidad general sin centros de costo por proyecto
- Imposible saber la rentabilidad real de cada obra
- Materiales comprados "en bloque" sin asignar a proyecto específico
- Cierre anual con sorpresas: 2 proyectos dieron pérdida sin que nadie lo notara
La solución con Fital
- Creó centros de costo por proyecto dentro del catálogo de cuentas
- Cada factura de proveedor se clasifica automáticamente al proyecto correcto
- Horas del equipo se registran y valorizan por proyecto
- Panel por proyecto con presupuesto vs real
Resultados
- 2 proyectos no rentables detectados a tiempo
- $800K MXN ahorrados por reasignación de recursos
- 8/8 proyectos con rentabilidad visible
Cifras ilustrativas
Cadena de farmacias — Puebla y Veracruz
50 sucursales • 380 empleados
El problema
50 sucursales generaban miles de pólizas diarias. El equipo contable de 8 personas no podía cerrar el mes antes del día 15. La consolidación era un infierno de Excel.
- 8 contadores capturando pólizas de 50 sucursales
- Consolidación mensual en mega-Excel de 200MB que se congelaba
- Discrepancias entre punto de venta y contabilidad en 30% de sucursales
- Declaraciones mensuales siempre al límite del día 17
La solución con Fital
- Integración con puntos de venta — cada venta genera póliza automática
- Consolidación automática — 50 sucursales en un solo reporte
- Conciliación diaria automática — discrepancias detectadas al día siguiente
- DIOT y declaraciones preparadas automáticamente cada mes
Resultados
- 15 → 3 días de cierre mensual
- 8 → 3 contadores necesarios
- 0% discrepancias POS vs contabilidad
- Día 5 declaraciones listas (antes día 16)
Cifras ilustrativas
Empresa SaaS multi-país — CDMX
El problema
Cada transacción requiere conversión de moneda y la contabilidad debe reflejar el tipo de cambio correcto según NIF B-15.
- 4 monedas diferentes en un solo mes
- Tipo de cambio del día del cobro vs tipo de cambio del día de la póliza
- Diferencias cambiarias que nadie registraba correctamente
- Auditor externo siempre con observaciones por conversiones mal hechas
La solución con Fital
- Tipo de cambio automático del DOF para cada transacción
- Pólizas de conversión generadas automáticamente al mover entre monedas
- Diferencias cambiarias calculadas y registradas según NIF B-15 sin intervención
Resultados
- 4 monedas manejadas sin fricción
- 0 observaciones del auditor en conversiones
- Diferencias cambiarias registradas según NIF B-15
Cifras ilustrativas
Preguntas frecuentes
¿Fital reemplaza a mi contador?
No. Fital automatiza la captura contable (la mayor parte del trabajo manual), pero tu contador sigue siendo necesario para revisión, planeación fiscal, declaraciones y asesoría.
¿Qué pasa con gastos que no pasan por Fital?
Puedes capturar pólizas manuales. Sube la factura del gasto, clasifica en la cuenta correcta, y Fital genera la póliza.
¿Cómo maneja Fital las diferencias cambiarias?
Conforme a NIF B-15, las cuentas en moneda extranjera se revalúan al tipo de cambio FIX al cierre de cada período. La diferencia se registra como utilidad o pérdida cambiaria.
¿Puedo tener centros de costo por proyecto?
Sí. Fital soporta centros de costo por proyecto, sucursal, departamento o cualquier dimensión. Los reportes se filtran por centro de costo.
