Contabilidad
El cuaderno de cuentas de tu negocio, pero digital y automatico
Imagina un contador robot que nunca se equivoca, nunca se cansa, y trabaja las 24 horas. Cada vez que entra o sale dinero de tu cuenta, el robot escribe automaticamente en tu libro de contabilidad. Sabe exactamente en que cuenta poner cada peso, calcula los impuestos al instante, y al final del mes te entrega un reporte perfecto sin que hayas tocado un solo numero. Eso es la contabilidad automatica de FITAL.
Contabilidad de doble entrada — Para principiantes
El origen: Luca Pacioli, 1494
En 1494, un monje italiano llamado Luca Pacioli — amigo personal de Leonardo da Vinci — publico un libro donde describio el sistema de contabilidad que usamos hasta hoy: la partida doble. Mas de 530 anos despues, el mismo principio sigue siendo la base de toda la contabilidad del mundo.
La idea es simple pero poderosa: cada movimiento de dinero se registra DOS veces. Una como cargo (debito) y otra como abono (credito).
Ejemplo sencillo: vendes un producto por $10,000 MXN y te pagan con transferencia bancaria.
- Banco aumenta (cargo) — porque ahora tienes $10,000 mas en tu cuenta
- Ventas aumenta (abono) — porque registras que ganaste $10,000 por una venta
Las dos columnas siempre suman lo mismo: Cargo = Abono. Siempre.
Piensa en una balanza de dos platos. Si un plato pesa mas que el otro, algo esta mal. La contabilidad de doble entrada funciona exactamente igual: si los cargos no son iguales a los abonos, hay un error y hay que encontrarlo. Es el sistema de autodiagnostico mas elegante que existe en las finanzas.
Error comun: pensar que "cargo" significa "cobrar" y "abono" significa "pagar". En contabilidad, cargo y abono son simplemente los lados izquierdo y derecho del registro. No significan lo mismo que en el lenguaje cotidiano.
Catalogo de cuentas — Estandar mexicano NIF
El catalogo de cuentas es la columna vertebral de tu contabilidad. Es una lista ordenada de TODAS las cuentas donde registras movimientos de dinero, organizada segun las Normas de Informacion Financiera (NIF) de Mexico. Piensa en el como el indice de tu libro contable.
Este es el catalogo estandar que usa FITAL, alineado con NIF y los requisitos del SAT:
1101 Caja y Bancos1101.01 Cuenta FITAL MXN1101.02 Cuenta FITAL USD1101.03 Wallets Crypto USDC1102 Cuentas por Cobrar (CxC)1103 Inventarios1104 IVA Acreditable1201 Equipo de Computo1202 Mobiliario y Equipo1203 Depreciacion Acumulada (resta)2101 Cuentas por Pagar (CxP)2102 Impuestos por Pagar2102.01 IVA Trasladado2102.02 ISR Retenido2102.03 Retenciones Empleados2103 Nomina por Pagar3100 Capital Social3200 Utilidades Retenidas3300 Resultado del Ejercicio4100 Ventas Nacionales4200 Ventas al Extranjero4300 Otros Ingresos5100 Costo de Ventas5200 Gastos de Operacion5300 Gastos FinancierosNota FITAL: Las subcuentas 1101.01 (MXN), 1101.02 (USD) y 1101.03 (USDC) se crean automaticamente cuando abres tu cuenta FITAL. Si manejas operaciones en crypto, el sistema ya sabe donde clasificar cada movimiento.
Que es una poliza? — Los 3 tipos
Una poliza contable es el documento oficial que registra un movimiento en tu contabilidad. Cada poliza tiene una fecha, un concepto, y una tabla donde los cargos y abonos deben cuadrar siempre. En FITAL, las polizas se generan automaticamente con cada transaccion.
1. Poliza de Ingreso
Se genera cuando entra dinero a tu empresa. Ejemplo: cobras una factura de $10,000 + IVA 16% = $11,600 total.
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 1101 Bancos | Deposito por cobro factura F-0042 | $11,600.00 | |
| 4100 Ventas Nacionales | Venta servicio consultoria | $10,000.00 | |
| 2102.01 IVA Trasladado | IVA 16% de la venta | $1,600.00 | |
| TOTALES | $11,600.00 | $11,600.00 | |
Cuadra: Cargo $11,600 = Abono $11,600
2. Poliza de Egreso
Se genera cuando sale dinero de tu empresa. Ejemplo: pagas a un proveedor $5,800 para liquidar una cuenta pendiente.
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 2101 Cuentas por Pagar | Pago factura proveedor P-0187 | $5,800.00 | |
| 1101 Bancos | Transferencia SPEI a proveedor | $5,800.00 | |
| TOTALES | $5,800.00 | $5,800.00 | |
Cuadra: Cargo $5,800 = Abono $5,800
3. Poliza de Diario
Se genera para ajustes internos que no implican movimiento real de dinero. Ejemplo: depreciacion mensual de equipo de computo por $2,500.
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 5200 Gastos de Operacion | Depreciacion equipo computo abril 2026 | $2,500.00 | |
| 1203 Depreciacion Acumulada | Depreciacion acum. equipo computo | $2,500.00 | |
| TOTALES | $2,500.00 | $2,500.00 | |
Cuadra: Cargo $2,500 = Abono $2,500
En FITAL: Las polizas de ingreso y egreso se generan automaticamente con cada transaccion (cobro, pago, conversion de divisas). Las polizas de diario (depreciaciones, provisiones) se programan mensualmente. Tu contador solo revisa y aprueba.
Reportes financieros
Los reportes financieros son la razon de existir de la contabilidad. Sin ellos, todas esas polizas serian datos sin sentido. Estos son los 5 reportes que necesitas conocer:
1. Balance General
Que es: Una foto de la salud financiera de tu empresa en un momento especifico. Muestra cuanto tienes (activos), cuanto debes (pasivos) y cuanto es realmente tuyo (capital).
Formula magica: Activos = Pasivos + Capital
Cuando verlo: Al cierre de cada mes, trimestre y ano fiscal.
Analogia: Es como tomarle una foto a tu cartera AHORA MISMO. Cuanto traes en efectivo, cuanto debes en la tarjeta, y cuanto realmente es tuyo.
2. Estado de Resultados
Que es: Una pelicula que muestra cuanto ganaste y cuanto gastaste durante un periodo. A diferencia del Balance (foto puntual), el Estado de Resultados cubre un rango de tiempo.
Formula: Ingresos - Costos - Gastos = Utilidad (o perdida)
Cuando verlo: Mensual, trimestral y anual.
Analogia: Si el Balance General es la foto, el Estado de Resultados es la pelicula completa del mes. Te dice si tu negocio gano o perdio dinero y por que.
3. Balanza de Comprobacion
Que es: Un health check de tu contabilidad. Lista todas las cuentas del catalogo con sus saldos y verifica que la suma de cargos sea igual a la suma de abonos.
Para que sirve: Detectar errores ANTES de generar el Balance y Estado de Resultados. Si la balanza no cuadra, hay un error en alguna poliza.
Cuando verlo: Obligatorio enviarlo al SAT cada mes (contabilidad electronica).
4. Libro Diario
Que es: El registro cronologico de todas las polizas. Cada movimiento contable aparece en orden de fecha, como una bitacora.
Para que sirve: Rastrear cualquier movimiento hasta su origen. Si el SAT pregunta "de donde salio este monto?", el libro diario tiene la respuesta.
5. Auxiliares de Cuenta
Que es: El detalle de movimientos de una sola cuenta. Por ejemplo: todos los movimientos de la cuenta 1101.01 (Cuenta FITAL MXN) durante marzo 2026.
Para que sirve: Conciliar banco vs contabilidad, revisar CxC o CxP de un cliente/proveedor especifico.
Periodos fiscales en Mexico
En Mexico, los plazos fiscales son estrictos. Si los pasas, hay multas y recargos. Esta es la tabla que debes tener siempre a la vista:
| Obligacion | Frecuencia | Fecha limite | Que incluye |
|---|---|---|---|
| Declaracion ISR + IVA | Mensual | Dia 17 del mes siguiente | Pago provisional ISR, declaracion IVA, retenciones |
| DIOT | Mensual | Dia 17 del mes siguiente | Declaracion Informativa de Operaciones con Terceros (IVA pagado a proveedores) |
| Declaracion anual | Anual | 31 marzo (Personas Morales) / 30 abril (Personas Fisicas) | ISR anual, resultado fiscal del ejercicio, estado financiero dictaminado (si aplica) |
| Cierre contable mensual | Mensual | Primeros 5 dias del mes (recomendado) | Conciliacion bancaria, provision impuestos, depreciaciones, balanza de comprobacion |
Multas por incumplimiento: No presentar la declaracion mensual a tiempo genera recargos del 1.47% mensual sobre el monto adeudado mas una multa de $1,400 a $34,730 MXN por cada obligacion no presentada (CFF Art. 82).
Sabias que?
530 anos con el mismo principio. Luca Pacioli publico su metodo de partida doble en 1494. Desde entonces, TODA la contabilidad del mundo — desde la tiendita de la esquina hasta Apple y Amazon — usa el mismo sistema. Cargo = Abono. No ha existido una mejor idea en mas de 5 siglos.
El SAT ve TODAS tus facturas en tiempo real. Desde la implementacion del CFDI, el SAT recibe una copia de cada factura que emites o recibes al momento del timbrado. No al cierre del mes, no en la declaracion anual: en tiempo real. Por eso tu contabilidad debe coincidir exactamente con lo que el SAT ya tiene.
Comparativa: Software de contabilidad en Mexico
| Caracteristica | Excel / Hojas de calculo | CONTPAQi | QuickBooks MX | Xero | FITAL |
|---|---|---|---|---|---|
| Polizas automaticas | Manual | Manual | Parcial | Parcial | 100% automatico |
| Catalogo de cuentas SAT/NIF | Personalizado | No adaptado | Preconfigurado | ||
| Multi-moneda (MXN+USD+EUR) | Manual | Parcial (modulo extra) | Nativo + tipo cambio real | ||
| Conciliacion bancaria auto | Parcial (importar CSV) | (bancos limitados) | Tiempo real | ||
| DIOT automatica | |||||
| Facturacion CFDI integrada | (modulo extra) | (PAC externo) | Incluida | ||
| Nomina integrada | (NOI aparte) | Incluida | |||
| Costos por proyecto/centro | Manual | Parcial | Automatico | ||
| Poliza OTC (cripto a fiat) | Auto con NIF B-15 | ||||
| Poliza crypto (USDC) | Wallet → poliza auto | ||||
| Precio mensual | Gratis (+ horas contador) | $1,500-4,000 MXN | $600-2,800 MXN | $500-1,800 MXN | Incluido en FITAL |
Marco regulatorio de contabilidad en Mexico
La contabilidad empresarial en Mexico esta regida por tres marcos normativos principales:
- Codigo Fiscal de la Federacion (CFF), Articulo 28: Establece la obligacion de llevar contabilidad electronica, conservarla por 5 anos, y ponerla a disposicion del SAT. Define que la contabilidad incluye libros, sistemas, registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios, y metodo de valuacion.
- Normas de Informacion Financiera (NIF): Emitidas por el CINIF (Consejo Mexicano de Normas de Informacion Financiera), son el marco tecnico para el registro, valuacion, presentacion y revelacion de transacciones financieras. Las NIF relevantes para contabilidad FITAL incluyen: NIF A-1 (estructura), NIF B-3 (estado de resultados), NIF B-6 (estado de situacion financiera), NIF B-15 (conversiones de moneda extranjera) y NIF C-1 (efectivo y equivalentes).
- Resolucion Miscelanea Fiscal: Actualizada anualmente por el SAT, define las reglas especificas para la contabilidad electronica (Anexo 24), el formato del catalogo de cuentas, la balanza de comprobacion mensual, y las polizas del periodo que deben enviarse cuando se soliciten.
Glosario de contabilidad
Terminos clave de esta seccion. Si en cualquier momento no entiendes una palabra, vuelve aqui:
| Termino | En ingles | Definicion simple | Definicion tecnica |
|---|---|---|---|
| Poliza contable | Journal Entry / Voucher | El recibo oficial que dice "se movio X dinero de aqui para alla" | Documento contable que registra una transaccion economica mediante asientos de cargo y abono en cuentas del catalogo, con fecha, concepto y referencia documental |
| Cargo / Debe | Debit | El lado izquierdo del registro — cuando algo AUMENTA en activos o DISMINUYE en pasivos | Registro en el debe de una cuenta. Incrementa activos y gastos, disminuye pasivos, capital e ingresos. Siempre aparece en la columna izquierda de la poliza |
| Abono / Haber | Credit | El lado derecho del registro — cuando algo AUMENTA en pasivos/ingresos o DISMINUYE en activos | Registro en el haber de una cuenta. Incrementa pasivos, capital e ingresos, disminuye activos y gastos. Siempre aparece en la columna derecha de la poliza |
| Balance General | Balance Sheet | La foto de cuanto tienes, cuanto debes y cuanto es tuyo en un momento dado | Estado financiero que presenta la situacion financiera de una entidad a una fecha determinada: Activo = Pasivo + Capital Contable (NIF B-6) |
| Estado de Resultados | Income Statement / P&L | La pelicula de cuanto ganaste y cuanto gastaste en un periodo | Estado financiero que muestra ingresos, costos, gastos y utilidad o perdida neta del periodo (NIF B-3). Tambien llamado Estado de Perdidas y Ganancias |
| Balanza de comprobacion | Trial Balance | El chequeo medico de tu contabilidad — confirma que todo cuadra | Documento que lista todas las cuentas del catalogo con saldos deudor y acreedor. La suma de saldos deudores debe igualar la suma de acreedores. Envio mensual obligatorio al SAT |
| NIF | Mexican Financial Reporting Standards | Las reglas oficiales de como hacer contabilidad en Mexico | Normas de Informacion Financiera emitidas por el CINIF, marco normativo contable mexicano equivalente a IFRS/GAAP, aplicable a todas las entidades que emitan estados financieros |
| Catalogo de cuentas | Chart of Accounts | La lista organizada de todas las "cajas" donde clasificas tu dinero | Estructura jerarquica de cuentas contables clasificadas por naturaleza (activo, pasivo, capital, ingreso, costo/gasto) con codificacion numerica estandar segun Anexo 24 RM |
| Conciliacion bancaria | Bank Reconciliation | Comparar tu libreta con lo que dice el banco para ver que coincida | Proceso de verificacion que compara los movimientos registrados en contabilidad contra los estados de cuenta bancarios, identificando diferencias temporales o errores |
| Periodo fiscal | Fiscal Period / Tax Period | El rango de tiempo sobre el cual calculas impuestos (mes, trimestre, ano) | Lapso de tiempo (mensual o anual) sobre el cual se determinan obligaciones fiscales. En Mexico el ejercicio fiscal coincide con el ano natural (enero-diciembre) |
| Depreciacion | Depreciation | Reconocer que tus equipos valen menos cada mes por uso y desgaste | Distribucion sistematica del costo de un activo fijo durante su vida util estimada. Metodos: linea recta (mas comun), unidades producidas, saldos decrecientes. Tasas fiscales: Art. 34 LISR |
Sabias que?
► La contabilidad de doble entrada fue inventada en 1494 por el monje franciscano Luca Pacioli, quien era amigo de Leonardo da Vinci? Su libro "Summa de Arithmetica" es considerado el primer manual de contabilidad del mundo. El mismo principio se usa hoy, 530 anos despues.
► El SAT de Mexico puede ver TODAS tus facturas en tiempo real? Cada CFDI que emites o recibes se almacena en los servidores del SAT. Si tu contabilidad no coincide con tus facturas, el SAT lo sabe antes que tu.
Casos de uso reales
FoodChain MX
Cadena de restaurantes — CDMX y Guadalajara44 anos • 5 restaurantes • 120 empleados
El problema
Gabriel tenia 5 restaurantes con contabilidades separadas. Su despacho contable tardaba 20 dias despues del cierre de mes para entregar los estados financieros. Para entonces, las decisiones ya se habian tomado a ciegas.
- 3 contadores capturando polizas manualmente en CONTPAQi
- Conciliacion bancaria con estados de cuenta en PDF, linea por linea
- Sin consolidacion — cada restaurante era un mundo aparte
- Errores frecuentes en clasificacion de gastos (insumos vs operativos)
La solucion con FITAL
- Centralizo las 5 cuentas en FITAL con centros de costo por sucursal
- Polizas automaticas por cada venta (punto de venta conectado), compra a proveedor y pago de nomina
- Conciliacion bancaria en tiempo real — cada movimiento se compara al instante
- Consolidacion automatica — reportes de las 5 sucursales en un solo dashboard
Resultados
"Antes tomaba decisiones con datos de hace 3 semanas. Hoy abro el dashboard de FITAL y se exactamente cuanto gano cada restaurante ayer. Eso cambio mi negocio."
— Chef Gabriel Suarez, Director General de FoodChain MX
ArquiEstudio
Despacho de arquitectura — Monterrey, N.L.45 anos • 8 proyectos simultaneos • 35 empleados
El problema
ArquiEstudio manejaba 8 proyectos de construccion simultaneos, pero no sabia cuales eran rentables y cuales no. Los costos se mezclaban entre proyectos y las horas de los arquitectos no se asignaban correctamente.
- Contabilidad general sin centros de costo por proyecto
- Imposible saber la rentabilidad real de cada obra
- Materiales comprados "en bloque" sin asignar a proyecto especifico
- Cierre anual con sorpresas: 2 proyectos dieron perdida sin que nadie lo notara
La solucion con FITAL
- Creo centros de costo por proyecto dentro del catalogo de cuentas
- Cada factura de proveedor se clasifica automaticamente al proyecto correcto
- Horas del equipo se registran y valorizan por proyecto
- Dashboard por proyecto con presupuesto vs real en tiempo real
Resultados
"Descubri que 2 de mis 8 proyectos estaban perdiendo dinero. Sin centros de costo, nunca lo hubiera sabido hasta la declaracion anual. FITAL nos ahorro $800K ajustando a tiempo."
— Arq. Pablo Medina, Socio Director de ArquiEstudio
FarmaciaRed
Cadena de farmacias — Puebla y Veracruz40 anos • 50 sucursales • 380 empleados
El problema
50 sucursales generaban miles de polizas diarias. El equipo contable de 8 personas no podia cerrar el mes antes del dia 15. La consolidacion era un infierno de Excel.
- 8 contadores capturando polizas de 50 sucursales
- Consolidacion mensual en mega-Excel de 200MB que se congelaba
- Discrepancias entre punto de venta y contabilidad en 30% de sucursales
- Declaraciones mensuales siempre al limite del dia 17
La solucion con FITAL
- Integracion con puntos de venta — cada venta genera poliza automatica
- Consolidacion automatica en tiempo real — 50 sucursales en un solo reporte
- Conciliacion diaria automatica — discrepancias detectadas al dia siguiente
- DIOT y declaraciones preparadas automaticamente cada mes
Resultados
"Pasamos de cerrar el dia 15 estresados a cerrar el dia 3 tranquilos. Reasigne a 5 contadores a analisis financiero en vez de captura. El ROI fue inmediato."
— C.P. Laura Jimenez, Directora de Finanzas de FarmaciaRed
StartupSaaS Global
Empresa SaaS multi-pais — CDMX35 anos • Clientes en 12 paises • Facturacion en USD, EUR, USDC y MXN
El problema
StartupSaaS cobra a clientes en dolares (EUA), euros (Europa), USDC (crypto-first clients) y pesos (Mexico). Cada transaccion requiere conversion de moneda y la contabilidad debe reflejar el tipo de cambio correcto segun NIF B-15.
- 4 monedas diferentes en un solo mes
- Tipo de cambio del dia del cobro vs tipo de cambio del dia de la poliza
- Diferencias cambiarias que nadie registraba correctamente
- Auditor externo siempre con observaciones por conversiones mal hechas
La solucion con FITAL
- Cuentas separadas por moneda (1101.01 MXN, 1101.02 USD, 1101.03 USDC)
- Tipo de cambio automatico del DOF para cada transaccion
- Polizas de conversion generadas automaticamente al mover entre monedas
- Diferencias cambiarias calculadas y registradas segun NIF B-15 sin intervencion
Resultados
"Nuestro auditor no podia creer que las diferencias cambiarias se calculaban solas y cumplian NIF B-15. Paso de tener 12 observaciones en contabilidad a cero. FITAL maneja las 4 monedas como si fueran una."
— Jorge Castaneda, CFO de StartupSaaS Global
Ejercicio: Haz tu propia poliza
Escenario
Tu empresa acaba de vender un servicio de consultoria por $50,000 MXN + IVA 16%. El cliente pagara con transferencia bancaria en 15 dias (venta a credito). Construye la poliza de ingreso correcta.
Pistas:
- El monto base es $50,000
- El IVA 16% = $50,000 x 0.16 = $8,000
- El total que el cliente debe pagar = $50,000 + $8,000 = $58,000
- Como aun NO te pagan (credito), no va a Bancos — va a Cuentas por Cobrar
Preguntas Frecuentes
No. FITAL automatiza la captura contable (80-90% del trabajo manual), pero tu contador sigue siendo necesario para revision, planeacion fiscal, declaraciones y asesoria.
Si. FITAL exporta en XML (CONTPAQi), CSV y XLSX. Tambien puedes exportar catalogo de cuentas y auxiliares.
Puedes capturar polizas manuales. Sube la factura del gasto, clasifica en la cuenta correcta, y FITAL genera la poliza.
Conforme a NIF B-15, las cuentas en moneda extranjera se revaluan al tipo de cambio FIX al cierre de cada periodo. La diferencia se registra como utilidad o perdida cambiaria.
Si. FITAL soporta centros de costo por proyecto, sucursal, departamento o cualquier dimension. Los reportes se filtran por centro de costo.
Quiz de contabilidad
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